ІЛЬНИЦЬКА ГІМНАЗІЯ
ІРШАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ
НАКАЗ
01.01.2024 с. Ільниця № 02/о
Про затвердження та введення в дію номенклатури справ Ільницької гімназії на 2024 рік
Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 та наказом Міністерства юстиції України від 04.07.2018 року за № 2277/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» , наказу Міністерства освіти і науки України від 25.06.2018 року №1676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти» зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 11 вересня 2018 р. за № 1028/32480, з метою систематизації та якісного ведення діловодства в навчальному закладі, посилення персональної відповідальності працівників школи за належну організацію роботи зі зверненнями громадян, службовою кореспонденцією та діловими паперами
НАКАЗУЮ:
- Затвердити та ввести в дію номенклатуру справ закладу освіти на 2024 рік, терміни зберігання обов’язкових документів та відповідальних за ведення й збереження документації (додаток 1).
- Працівникам закладу освіти забезпечити:
- Приведення справ у відповідність до затвердженої номенклатури справ згідно з функціональними обов’язками.
До 10.01.2024
-
- Ведення справ згідно із функціональними обов’язками відповідно до затвердженої номенклатури.
Протягом 2024 року
-
- Збереження справ на робочому місці відповідальними.
Під час їх ведення
- Діловодство за зверненнями громадян вести окремо та відповідальність покласти на секретаря - друкарку закладу освіти.
- Відповідальність за збереження ділової документації в архіві закладу та підготовку архівних справ для користування співробітниками закладу освітим покласти на секретаря - друкарку.
- Призначити відповідальних осіб за зберігання і ведення ділової документації, а саме:
- Бандурович О.Ф., - директора гімназії,
- Фущіч С.І., - заступника директора з НВР,
- Чепак Н.І., - голову РТК,
- Ковбаска І.А., - завгоспа гімназії,
- Демчик Г.І., - бібліотекаря,
- Корольову В.В., - практичного психолога,
- Лишак М.В., - педагога-організатора
- Ляшко А.В., - відповідальну за ведення обліку шкільної документації.
6. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.
Директор гімназії Оксана БАНДУРОВИЧ
Додаток 1
до наказу від 02.01.2024 №02/о
ЗАТВЕРДЖЕНО
Директор закладу освіти
Оксана БАНДУРОВИЧ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ НА 2024 РІК
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини і номери статей за переліком) |
Примітка |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
|
01 - Організація системи управління закладом загальної середньої освіти |
||||||
|
01-01 |
Установчі документи закладу освіти та зміни до них. Статут; свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи; довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організації України (ЄДРПОУ) тощо. |
Пост. ст. 30 |
До ліквідації закладу, ст.30 |
|||
|
01-02 |
Паспорт закладу загальної середньої освіти Документи ( свідоцтва, акти, договори, угоди) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном, арендування; співпрацю, партнерство тощо |
Пост., ст.541 |
1р., ст..541 |
|||
|
01-03 |
Технічна документація освітнього закладу |
Пост., ст.87 |
До ліквідації закладу, ст.87 |
|||
|
01-04 |
Стратегія розвитку закладу освіти |
Доки не мине потреба |
||
|
01-05 |
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб закладу загальної середньої освіти |
3 р. після зміни посадових та матеріально відповідальн их осіб, ст.45-б |
3 р. після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб, ст.45-б |
|
|
01-06 |
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни керівника закладу загальної середньої освіти |
|||
|
01-07 |
Накази з основної діяльності закладу загальної середньої освіти |
Пост., ст.16 -а |
До ліквідації закладу, ст.16-а |
|
|
01-08 |
Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок. Доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників |
75 р. ст.16-б |
75 р. ст.16-б |
|
|
01-09 |
Накази керівника з руху учнів/вихованців |
15 р. |
15 р |
|
|
01-10 |
Накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням) |
5 р., ст..6-б (примітка) |
5 р., ст..6-б примітка) |
|
|
01-11 |
Накази з адміністративно-господарських питань |
5 р., ст. 16-в |
5 р., ст. 16-в |
|
|
01-12 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку закладу загальної середньої освіти |
1 р.1 ст. 397 |
1 р після1 заміни новими |
|
|
01-13 |
Матеріали діяльності Ради трудового колективу:
|
Пост., ст. 395-а |
До ліквідації закладу, ст. 395-а |
|
|
01-14 |
План роботи закладу загальної середньої освіти на навчальний рік |
6 р. |
6 р. |
|
|
01-15 |
Освітні програми закладу |
Пост., ст.553 |
До заміни новими,ст.553 |
|
01-16 |
Документи перевірок закладу загальної середньої освіти вищими організаціями, установами та службами. Заходи щодо виконання рекомендацій |
3 р. |
||
|
01-17 |
Документи (акти, довідки, приписи, пропозиції, протоколи тощо) інституційного аудиту. Заходи щодо виконання рекомендацій |
10 р. |
||
|
01-18 |
Протоколи засідання педагогічної ради закладу загальної середньої освіти |
Постійно, ст.14-а |
10 р., ст. 14-а |
|
|
01-19 |
Протоколи загальних зборів (конференції) колективу |
Постійно ст. 12-а |
До ліквідації закладу, ст. 12-а |
|
|
01-20 |
Вхідне листування |
3 р. |
||
|
01-21 |
Контрольно-візитаційна книга |
5 р. Ст.86 |
) |
|
|
01-22 |
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності закладу загальної середньої освіти |
Постійно, ст. 121-а |
До ліквідації закладу ст. 121-а |
|
|
01-23 |
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання закладу загальної середньої освіти |
75 р. ст.121-б |
75 р. ст.121-б |
|
|
01-24 |
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання |
5 р., ст. 121-в |
5 р., ст. 121-в |
|
|
01-25 |
Журнал реєстрації наказів задміністративно-господарських питань закладу загальної середньої освіти |
5 р., ст. 121-в |
5 р., ст. 121-в |
|
|
01-26 |
Журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців закладу загальної середньої освіти |
15 р. |
15 р. |
|
|
01-27 |
Зведена номенклатура справ закладу загальної середньої освіти |
післ 5 р. іни я зам новою та за умови складення зведених описів справ ст.112-а |
післ 5 р. іни я зам новою та за умови складення зведених описів справ ст.112-а зведених описів справ |
|
|
01-28 |
Журнал реєстрації заяв батьків – згоди на обробку персональних даних їхніх дітей (фото та відео матеріалів) з метою публічного розміщення даних фото- та відеоматеріалів на офіційному веб-сайті закладу в цілях інформування аудиторії веб-сайту про перебіг освітнього процесу у школі. |
На час перебування дитини в освітньому закладі |
||
|
01-29 |
Журнал реєстрації накладних |
10 р. |
||
|
01-30 |
Журнал реєстрації вхідних документів |
3 р., ст. 122 |
3 р., ст. 122 |
|
01-31 |
Журнал реєстрації вихідних документів |
3 р., ст. 122 |
3 р., ст. 122 |
|
|
01-32 |
Журнал реєстрації внутрішніх документів (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) |
3 р., ст. 122 |
3 р., ст. 122 |
|
|
02 - Організація системи шкільної освіти 02.1 – Документи щодо забезпечення гарантованого права на освіту |
||||
|
02.1-01 |
Статистичні звіти з питань загальної середньої освіти ( форми №ЗНЗ- 1,№ЗНЗЗ, №83-РВК тощо) |
1 р. |
1 р. |
|
|
02.1-02 |
Особові справи учнів/вихованців |
3 р. після закінчення або вибуття ст.494-б |
3 р. після закінчення або вибуття ст.494-б |
|
|
02.1-03 |
Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів закладу загальної середньої освіти |
3 р. ст.. 567-а |
3 р. ст.. 567-а |
|
|
02.1-04 |
Алфавітна книга запису учнів/вихованців |
10 р., ст..525-є |
10 р., ст..525-є |
|
|
02.1-05 |
Книга обліку і видачі (реєстрації) свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту |
75 р., ст. 531-а |
75 р., ст. 531-а |
|
|
02.1-06 |
Книга обліку і видачі Похвальних листів «За високі досягнення у навчанні |
10 р. |
10 р. |
|
|
02.1-07 |
Класні журнали 1-4-х, 5- 9-х класів |
5 р. ст. 590 |
5 р., ст. 590 |
|
|
02.1-08 |
Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за індивідуальною формою |
5 р., ст. 50 |
5 р., ст. 590 |
|
|
02.1-09 |
Журнал групи продовженого дня |
5 р. ст. 590 |
5 р., ст. 590 |
|
|
02.1-10 |
Журнал обліку пропущених і заміщених уроків |
5 р. ст. 590 |
5 р., ст. 590 |
|
|
02.1-11 |
Журнал обліку роботи гуртків |
5 р., ст. 590 |
5 р., ст. 590 |
|
|
02.1-12 |
Розклад уроків для учнів 1-4-х класів |
Доки не мине потреба |
Доки не мине потреба |
|
|
02.1-13 |
Розклад уроків для учнів 5-9-х класів |
3 р. |
||
|
02.1-14 |
Розклад факультативних занять, індивідуальних та групових занять з учнями |
3 р. |
||
|
02.1-15 |
Документи та матеріали (списки, плани, заходи, довідки, акти, рішення, інформації тощо) щодо профілактики злочинності та правопорушень серед учнів |
3 р. |
||
|
02.1-16 |
Графік роботи позаурочних гуртків |
3 р. |
||
|
02.1-17 |
Табелі навчальних досягнень, свідоцтва досягнень учнів |
Зберігаються в учнів |
Зберігаються в учнів |
|
|
02.1-18 |
Документи учнів пільгових категорій (соціальні паспорти, банк даних, акти обстеження житлово-побутових умов Проживання дітей пільгового контингенту, облікові картки тощо) |
До заміни новими |
||
|
02.2 – Робота щодо запобігання всім видам дитячого травматизму |
||||
|
02.2-01 |
Інструкції з безпеки життєдіяльності та охорони праці учнів |
До заміни новими |
||
|
02.2-02 |
Документи та матеріали, акти розслідування нещасних випадків з учнями |
45 р. |
1Пов’язані із значними матеріальни ми збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|
|
02.2-03 |
Журнал реєстрації первинного, позапланового, цільового інструктажів з охорони праці та безпеки життєді- яльності зі здобувачами освіти |
10 р. Після закінчення журналу ст..ст. 480, 481,482 |
10 р. Після закінчення журналу ст..ст. 480, 481,482 |
|
|
03 – Психологічна служба |
||||
|
03-01 |
Плани роботи працівників психологічної служби закладу загальної середньої освіти |
1 р. |
||
|
03-02 |
Обліково-статистичні документи (статистичні звіти, аналітичні звіти) |
5 р. |
||
|
03-03 |
Протоколи індивідуальних консультацій практичного психолога |
5 р. |
||
|
03-04 |
Журнал щоденного обліку роботи практичного психолога |
3 р. |
||
|
03-05 |
Протоколи групових діагностик |
1 р., |
||
|
03-06 |
Протоколи індивідуальних діагностичних обстежень |
10 р. |
||
|
04 - Робота з кадрами та громадянами |
||||
|
04-01 |
Трудові книжки працівників закладу загальної середньої освіти |
До запитання, не затребувані не менше 50 років ст. 508 |
До запитання, не затребувані не менше 50 років ст. 508 |
|
|
04-02 |
Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них |
50 р. ст.530-а |
50 р. ст.530-а |
|
|
04-03 |
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників закладу загальної середньої освіти |
75 р.1 ст.493-в |
75 р.1 ст.493-в |
|
|
04-04 |
Посадові та робочі інструкції працівників закладу загальної середньої освіти |
5 р. 1 1 Після заміни новими ст. 43 |
5 р. 1 1 Після заміни новими ст. 43 |
|
|
04-05 |
Статистичні з особового складу ( форми №83-РВК тощо) |
1 р. |
1 р. |
|
|
04-06 |
Матеріали атестації педагогічних працівників закладу загальної середньої освіти(протоколи, атестаційні листи тощо) |
5 р. ст. 636 |
5 р. ст. 636 |
|
|
04-07 |
Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду |
Пост., ст..82-а |
5 років ст. 82-а |
|
|
04-08 |
Журнал реєстрації (електронна база) звернень громадян |
5 р., ст..124 |
5 р., ст..124 |
|
|
04-09 |
Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію |
5 р., ст..124 |
5 р., ст..124 |
|
|
05 – Фінансово-господарська діяльність |
||||
|
05-01 |
Штатний розпис закладу загальної середньої освіти |
3 р. |
||
|
05-02 |
Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників закладу загальної середньої освіти |
25 р. |
25 р., ст. 415 |
|
|
05-03 |
Документи та матеріали (відомості на видачу витратних матеріалів, відомості оперативного обліку малоцінних матеріалів, дефектні акти тощо) щодо проведення інвентаризації матеріаль- них цінностей |
3 р. |
1За умови завершення ревізії |
|
|
05-04 |
Документи та матеріали (подання, акти, відомості, інформації тощо) щодо прийому-передачі матеріальних цінностей |
3 р. |
1За умови завершення ревізії |
|
|
06 - Охорона праці,пожежна безпека,організація цивільного захисту |
||||
|
06-01 |
Інструкції з охорони праці для праців- ників закладу освіти |
До заміни новими |
||
|
06-02 |
Документи та матеріали навчання та перевірки знань з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу загальної середньої освіти. Протоколи засідання комісії з превірки знань працівників з питань охорони праці, безпеки життєдіяльності |
3р. |
||
|
06-03 |
Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків на виробництві з працівниками закладу освіти |
45 р. |
2 Пов’язан і із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|
|
06-04 |
Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків невиробничого характеру з працівниками закладу загальної середньої освіти |
45 р. |
2 Пов’язані із значними матеріальни ми збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|
|
06-05 |
Документи та матеріали щодо проходження медичних оглядів працівниками закладу загальної середньої освіти |
3 р. |
||
|
06-07 |
Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці для працівників |
10 р. |
1 – після закінчення журналу |
|
|
06-08 |
Журнал реєстрації інструктажів з охорони праці на робочому місці |
10 р., |
1 – після закінчення журналу |
|
|
06-09 |
Журнал видачі інструкцій з питань охорони праці для працівників закладу освіти |
10 р., |
||
|
06-10 |
Журнал планового пожежного інструктажу з працівниками закладу освіти з пожежної безпеки |
10 р. |
1 – після закінчення журналу |
|
|
06-11 |
Документи (накази, розпорядження (копії), плани дій, схеми, журнали тощо) щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту у закладі загальної середньо освіти |
Доки не мине потреба |
||
|
06-12 |
Журнал планового, повторного та цільового інструктажів з педагогічними працівниками з питань ОП та ТБ |
|||
|
07 - Зміцнення навчально-матеріальної бази |
||||
|
07-01 |
Технічний паспорт закладу освіти |
5 р. 2, |
2 Після ліквідації основних засобів |
|
|
07-02 |
Акт на відведення та закріплення земельної ділянки за закладом загальної середньої освіти |
До ліквідації організації, |
||
|
07-03 |
Акти перевірок готовності закладу загальної середньої освіти до нового навчального року |
До заміни новими |
Наказ МОНУ від 23.06.2000 № 240 |
|
|
07-04 |
Документи та матеріали щодо оренди приміщень, будівель |
3 р.1, |
1 – після закінчення строку договору |
|
|
08 – Робота шкільної бібліотеки |
||||
|
08-01 |
Річний план роботи бібліотеки закладу загальної середньої освіти |
1 р., ст. 161 |
||
|
08-02 |
Інвентарна книга обліку бібліотечного фонду закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації бібліоте ки |
До ліквідації бібліоте ки |
|
|
08-03 |
Книга сумарного обліку бібліотечного Фонду художньої літератури закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації бібліотеки, ст. 806 |
||
|
08-04 |
Книга сумарного обліку бібліотечного фонду підручників закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації бібліотеки, ст. 806 |
||
|
08-05 |
Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників |
Доки не мине потреба |
||
|
08-06 |
Журнал обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених |
До ліквідації бібліотеки, ст. 817 |
||
|
08-07 |
Журнал обліку літератури, подарованої шкільній бібліотеці закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації бібліотеки, ст. 817 |
||
|
08-08 |
Акти на списання підручників |
10 р., ст. 812 |
||
|
08-09 |
Акти на списання художньої літератури |
10 р., ст. 812 |
||
|
08-10 |
Формуляри читачів бібліотеки |
Доки не мине потреба |
||
|
09 - Архів |
||||
|
09-01 |
Журнал обліку архівних документів |
Пост. |
До ліквідації організації, |
1У разі ліквідації організації пере- даються до державного архіву або архівного відділу міської ради |
Відповідальна за архів Алла ЛЯШКО
_04 січня 2022